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Les petits travaux de maintenance en entreprise

Toute société appelée à se développer ou à effectuer une fusion devra opter pour un déménagement. Le déménagement d’entreprise est bien plus délicat qu’un déménagement privé. Il requiert en effet une planification et une prise en compte des facteurs à la fois financiers, logistiques et humains. Découvrez dans ce billet nos recommandations pour un déménagement réussi et moins stressant.

Assurez-vous de l’intérêt de cette démarche

Avant d’opter pour un déménagement, soyez convaincu de la pertinence de cette action. Vous devrez vous assurer qu’un tel changement s’impose et qu’il sera bénéfique pour votre structure. Par ailleurs vous devrez être certain d’avoir les ressources financières qu’il faut. Une telle démarche permet à votre structure de mieux définir le cahier de charges et le conformer à son cas. Une fusion, un manque d’espace ou un accroissement du personnel par exemple constituent des motifs pertinents pour un déménagement. Toutefois demandez-vous si vous si un réaménagement des locaux ne résoudrait pas votre problème avant de vous lancer. Une fois sûr de l’utilité de votre démarche, pensez à renseigner vos collaborateurs.

Annoncer le déménagement au personnel

Il va de soi qu’une telle décision implique tous les salariés de la structure, ils devront donc être impliqués dans le processus de déménagement. Le facteur humain est aussi important que l’aspect logistique. Le comité d’entreprise interviendra pour examiner le projet et permettre à tous de s’organiser à l’avance. Pour en faire un évènement positif, les collaborateurs peuvent aider au choix des nouveaux locaux ou à leur visite si vous en avez déjà choisi. De plus un calendrier peut s’avérer utile pour définir le rôle de chacun dans les démarches. Ainsi vous êtes sûr de ne rien oublier à la dernière minute. Au-delà de la communication auprès du personnel vous devrez informer le propriétaire de votre projet de déménagement.

Observer le préavis de votre actuel immeuble

Il est impératif de respecter le délai de préavis avant de quitter vos anciens locaux sous peine de payer de pénalités financières. Cela permet au propriétaire de se préparer et chercher un nouvel occupant. Vous devrez informer ce dernier par lettre recommandée ou par acte d’huissier. Le délai de préavis est généralement de 6 mois mais peut varier selon le contrat signé. Cette période vous aidera également à mieux organiser votre déménagement. Apres l’information du propriétaire vous pourrez vous investir dans la recherche d’un local.

Recherchez le local adapté à vos besoins

Il existe différents canaux pour vous orienter dans le choix du local qui convient à vos besoins tant financiers que géographiques. Vous pouvez envisager le recours à un site, un journal ou une agence spécialisée pour passer votre annonce. Les avis de vos collaborateurs et clients peuvent s’avérer utiles. Pour affiner vos recherches pensez aux volets sécurité, accessibilité ou configuration. Par ailleurs assurez-vous de choisir un local assez spacieux pour compter vos futurs collaborateurs. Les nouveaux locaux doivent combler les lacunes des anciens. Pour finir, vos prévisions financières doivent pouvoir couvrir le loyer du nouveau local. L’étape logique qui suit la recherche de votre local est le choix d’une bonne date pour votre déménagement.

Choisissez la meilleure date pour déménager

La période à laquelle vous déménagez est primordiale et requiert la prise en compte de certains éléments. Le déménagement ne doit pas subvenir à un moment crucial de votre activité de peur d’avoir une incidence sur votre clientèle. Ensuite il faut que vous respectiez impérativement le délai de préavis. Vous devez également vous octroyer le temps nécessaire pour bien planifier les démarches. Le déménagement demande de l’énergie, alors évitez de le faire lorsque vous êtes très sollicité par votre clientèle. Généralement les sociétés optent pour la fin de l’année fiscale pour se lancer. Une fois la date en tête, il faudra vous informer auprès des professionnels du déménagement.

Comparez les devis des structures de déménagement.

Le déménagement d’une structure de plus d’une vingtaine d’employés nécessite forcément le recours à des professionnels compétents. Pour éviter de sortir perdant, faites un comparatif des devis. Ceci vous permet de jouer sur la concurrence locale et d’avoir une idée assez précise du budget que vous débourserez. Les conseils des entreprises ayant déjà effectué un déménagement est important dans cette démarche. Enfin faites attention aux petits détails qui auront des incidences sur le prix final lors de la signature du contrat (assurance, délais prévus, options du contrat…). La phase suivant le comparatif des devis est des plus capitales dans votre démarche.

La négociation et la signature du bail.

Après le choix du local une négociation des termes du contrat s’impose. Cette phase précède la signature du bail et permet à chaque partie de définir les obligations de l’autre. Certaines clauses telles la durée du bail, l’état des lieux et la répartition des charges ne peuvent être négociées. Par contre le loyer, le dépôt de garantie, la cession et la résiliation du bail ou encore les travaux à réaliser par le propriétaire peuvent aisément être discutés. Après une entente sur les clauses du contrat, vient la cruciale étape de la signature du contrat de bail. A ce stade, vous devez informer impérativement vos collaborateurs. La phase qui suit la signature se résume au ménage des anciens locaux.

Faire du ménage dans les anciens locaux

Cette étape est souvent négligée, mais elle constitue une obligation lorsqu’on quitte un local. Cette tache peut soit être réalisée par vous-même, soit par une équipe professionnelle. Cette dernière option est la plus recommandée. Les professionnels du nettoyage proposent une remise en état, nécessaire pour remettre les anciens locaux en l’état. Dans ce cas également il faudra que vous compariez les prix des différents prestataires pour choisir la meilleure proposition. Aux suites de cette phase vous pourrez passer à l’inventaire du parc informatique.

Réaliser l’inventaire du parc informatique et transfert sur internet

Le parc informatique est le noyau de l’activité de l’entreprise. Pour cela il doit être déplacé au dernier moment pour ne pas entraver l’activité de l’entreprise. Le département IT a pour mission de faire l’inventaire des ordinateurs et les étiqueter selon leurs propriétaires respectifs. L’interruption des données ne doit en principe pas excéder une journée. Pour des raisons de sécurité, assurez-vous de confier cette mission à des professionnels pour éviter une perte de données. Dès lors vous pouvez passer à la phase décisive notamment le déménagement final.

Effectuez le déménagement final

Cette étape ne devient qu’une formalité si les phases précédentes ont été bien observées. Les cartons, lorsqu’ils sont bien marqués seront répartis selon les instructions écrites dessus. Il est recommandé de réaliser le déménagement un week-end pour ne pas perturber les activités de l’entreprise. Par ailleurs une section d’aide peut être mise sur pied pour centraliser les problèmes rencontrés après le déménagement. Après le jour J, pensez à apporter une touche artistique au bureau en y ajoutant une décoration dynamique. Ceci apportera une énergie nouvelle dans ce cadre et boostera les performances de vos collaborateurs.  Voici en quelques lignes les grandes étapes à suivre pour réussir votre déménagement d’entreprise. Cette liste n’est toutefois pas exhaustive, n’hésitez pas à adapter votre planning à l’évolution du processus.
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